Fihrist: Şirketin Kendi Belgelerinden Kaynak Gösteren Türkçe Kurum İçi Soru-Cevap Asistanı, Kurulum ve Aylık Bakım

Problem

Orta ölçekli bir şirkette bilgi; paylaşılan klasörlere, e-posta eklerine, eski intranet sayfalarına ve birkaç kıdemli çalışanın hafızasına dağılmış durumda. Yeni gelen çalışan aynı soruyu beş kişiye soruyor, kalite denetiminde eski sürüm talimat kullanıldığı ortaya çıkıyor. Hazır “şirketinize yapay zekâ” araçları ya pahalı ve İngilizce odaklı, ya da kurulduktan sonra kimse belgeleri güncellemediği için birkaç ay içinde yanlış ve eski cevap vermeye başlıyor. Asıl eksik yazılım değil, sistemi canlı tutan bakım.

Çözüm

• Belge envanteri: hangi klasör, hangi sürüm, kim erişebilir; eski ve çelişen belgeler raporlanır.
• Türkçe için ayarlanmış arama + üretim (RAG) altyapısı: Türkçe ek ve çekimlere duyarlı arama, her cevapta belge adı, sürüm ve sayfa bağlantısı; kaynak bulunamazsa “bilmiyorum” der.
• Yetki uyumu: çalışan yalnızca erişim hakkı olan belgelerden cevap alır (Active Directory/Google Workspace grupları).
• Barındırma seçeneği: Türkiye’deki bulutta ya da müşterinin kendi sunucusunda açık ağırlıklı modelle; kişisel veri içeren belgeler maskelenir.
• Aylık bakım: yeni ve değişen belgelerin dizine alınması, en çok sorulan ama cevapsız kalan soruların listesi, 100 soruluk kalite testinin her ay tekrarlanması.

Evden nasıl yürür?

• Keşif, belge envanteri ve kullanıcı görüşmeleri video görüşmeyle yapılır; belgeler müşterinin bulutundan salt okunur bağlantıyla alınır.
• Kurulum uzaktan masaüstü değil, altyapı kodu (container ve otomatik kurulum betikleri) ile müşterinin bulutuna ya da sunucusuna uzaktan yapılır.
• Asistan çalışanlara Teams, Slack ya da web arayüzünden açılır; tanıtım eğitimi çevrim içi.
• Müşteriye ulaşım kalite yöneticileri, İK direktörleri ve ISO danışmanları ağı üzerinden; aylık kalite raporu e-postayla ve kısa görüntülü toplantıyla teslim edilir.

Neden şimdi?

TÜİK verilerine göre 250 ve üzeri çalışanı olan girişimlerin yaklaşık %37’si 2026’da yapay zekâ kullanıyor, 50–249 çalışanlılarda bu oran yaklaşık %17; orta ölçek tam şimdi ilk kurumsal uygulamasını arıyor. Açık ağırlıklı modellerin Türkçe performansının yükselmesi, şirket içinde barındırılan asistanı küçük bir ekibin kurabileceği maliyete indirdi. KVKK’nın 2025 tarihli üretken yapay zekâ rehberi ve yurt dışı aktarım kuralları da şirketleri “her şeyi yabancı bir sohbet aracına yapıştırmak” yerine kontrollü kuruluma yöneltiyor.