KVKK Defteri: KOBİ’ler İçin Veri Envanteri, Aydınlatma Metni ve VERBİS Uyum Otomasyonu

Avukat faturası ödemeden önce, işletmenizin hangi kişisel veriyi nerede tuttuğunu yarım saatlik bir sohbetle çıkaran uyum asistanı.

Aşama: Fikir#kvkk#veri koruma#uyum#kobi#verbis#saas

Genel bakış

Klinik, emlak ofisi, e-ticaret sitesi, spor salonu ve küçük üreticiler gibi KOBİ’lerin, sektöre özel sorularla veri envanterini çıkardığı; aydınlatma metni, açık rıza formu, çerez politikası ve saklama-imha politikasını otomatik ürettiği; VERBİS yükümlülüğünü ve yıllık güncellemeleri takip ettiği bir uyum platformu. Karmaşık durumlarda anlaşmalı KVKK avukatına yönlendirir.

Problem

TÜİK’in KOBİ istatistiklerine göre Türkiye’deki girişimlerin %99’dan fazlası KOBİ. Bu işletmelerin neredeyse hepsi müşteri, çalışan ya da hasta verisi işliyor; ancak çoğunun elinde ya internetten kopyalanmış bir aydınlatma metni var ya da hiçbir şey yok. KVKK Kurulu her yıl VERBİS kaydını ve aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmeyen yüzlerce veri sorumlusuna idari para cezası veriyor ve ceza tutarları her yıl yeniden değerleme oranıyla artıyor. Danışmanlık firmalarının paketleri küçük bir işletme için pahalı; ücretsiz şablonlar ise işletmenin gerçek veri akışını yansıtmadığı için denetimde işe yaramıyor. Üstüne, işletmelerin kullandığı WhatsApp, bulut muhasebe ve yapay zekâ araçları farkında olmadan yurt dışına veri aktarımı doğuruyor.

Çözüm

Sohbetle envanter: Sektör seçilir; asistan "Randevuyu nereden alıyorsunuz? Hasta dosyası kâğıtta mı?" gibi sade sorularla veri kategorilerini, amaçları, hukuki sebepleri ve saklama sürelerini çıkarır.
Belge üretimi: Aydınlatma metni, açık rıza metni, çerez politikası, çalışan aydınlatması, saklama ve imha politikası; işletmenin gerçek envanterine göre üretilir.
Yurt dışı aktarım haritası: Kullanılan yazılımlar listelenir, hangilerinin yurt dışına veri aktardığı ve standart sözleşme gerekip gerekmediği gösterilir.
VERBİS ve takvim: İşletmenin kayıt yükümlülüğü değerlendirilir; envanter değişikliği, yıllık gözden geçirme ve imha dönemleri için hatırlatma gider.
İlgili kişi başvuru kutusu: Web sitesine eklenen formla gelen başvurular 30 günlük yasal süre takibiyle yönetilir.

Neden şimdi?

2024’te yürürlüğe giren KVKK değişikliği, yurt dışına veri aktarımını yeterlilik kararı, standart sözleşme ve Kurula bildirim gibi somut şartlara bağladı; yapay zekâ ve bulut araçlarını kullanan her işletme bu soruyla yüz yüze. Kurulun VERBİS istisna kriterlerinde yaptığı güncellemeler, hangi işletmenin kayıt yükümlüsü olduğunu yeniden gündeme getirdi. Dil modelleri, hukuki metni işletmenin gerçek durumuna göre kişiselleştirmeyi ucuz hâle getirdi.

İlk yorumu sen yaz.

Yorum yazmak için giriş yap ya da ücretsiz üye ol.