Oturum: Yabancı Çalışan İstihdam Eden İşverenler İçin İkamet ve Çalışma İzni Dosyası, Eksik Belge Kontrolü ve Süre Takibi

Problem

Göç İdaresi verilerine göre Türkiye’de ikamet izniyle yaşayan yabancı sayısı yaklaşık 1,1 milyon; Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı da 2024’te yaklaşık 300 bin yabancıya çalışma izni verdiğini açıkladı. Bu izinlerin büyük kısmı imalat, inşaat, konaklama ve ev hizmetleri gibi sektörlerde, yani kendi hukuk departmanı olmayan orta ölçekli işverenlerde. - Her çalışanın pasaportu, ikamet kartı, çalışma izni ve sağlık sigortası ayrı tarihlerde bitiyor; takip çoğu zaman bir Excel dosyasında ya da muhasebecinin hafızasında. - Uzatma başvurusu sürenin dolmasına 60 gün kala açılıyor; pencere kaçırıldığında çalışan kaçak duruma düşüyor, işveren 6735 sayılı Uluslararası İşgücü Kanunu kapsamında idari para cezasıyla karşılaşıyor. - İzin türüne göre istenen belgeler sık değişiyor; eksik ya da yanlış çevrilmiş tek bir belge başvurunun aylarca uzamasına neden oluyor. - Danışmanlık firmaları dosya başına yüksek ücret alıyor ama işverene süreçte görünürlük vermiyor.

Çözüm

• Belge okuma: Çalışanın pasaport, diploma, sözleşme ve önceki izin kartı fotoğrafı yüklenir; yapay zekâ kimlik bilgilerini, geçerlilik tarihlerini ve isim yazımı tutarsızlıklarını çıkarır.
• İzin türüne göre kontrol listesi: Çalışma izni, kısa dönem ikamet, aile ikameti gibi her izin türü için güncel belge listesi; eksik, süresi geçmiş veya çevirisi gereken belgeler kırmızı işaretlenir.
• Tek takvim: Tüm çalışanların pasaport, ikamet, çalışma izni ve sigorta bitiş tarihleri; 90, 60 ve 30 gün kala hem İK’ya hem çalışana kendi dilinde hatırlatma.
• Hazır dosya: Uzatma penceresi açıldığında form alanları önceden doldurulmuş, belgeleri sıralanmış başvuru paketi; resmî başvuruyu işveren ya da anlaşmalı avukat yapar.
• Denetim görünümü: İş müfettişi veya SGK denetiminde gösterilebilecek, tüm yabancı çalışanların izin durumunu tek sayfada özetleyen rapor.

Neden şimdi?

Yabancı çalışma izni sayısı 2021’den 2024’e yaklaşık iki katına çıktı; turizm ve imalat yabancı işgücüne giderek daha bağımlı. Başvurular tamamen e-İkamet ve e-İzin sistemleri üzerinden yürüdüğü için belgelerin dijital ve düzenli tutulması zorunlu hâle geldi. Çok dilli belge okuma artık küçük bir ekip için ucuz ve güvenilir.